پاورپوینت سيستم مديريت اسناد و آرشيو الكترونيكي (pptx) 9 اسلاید
دسته بندی : پاورپوینت
نوع فایل : PowerPoint (.pptx) ( قابل ویرایش و آماده پرینت )
تعداد اسلاید: 9 اسلاید
قسمتی از متن PowerPoint (.pptx) :
Document Management Systems
(DMS)
سيستم مديريت اسناد و آرشيو الكترونيكي
به نام پروردگار
فهرست مطالب
تعريف سند
انواع سند
سيستم مديريت اسناد
سيستم مديريت محتوا
مزاياي استفاده از سيستم مديريت اسناد و آرشيو الكترونيكي
ارائه راهكار براي پياده سازي سيستم مديريت اسناد و آرشيو الكترونيكي در يك سازمان
تعاريف
- سند چيست؟ سند عبارت است از اطلاعات ثبت شده،اعم از نوشتاری، ديداری، شنيداری که به وسيله اشخاص حقيقی يا حقوقی ايجاد شده و دارای ارزش نگهداری باشد. بنا به تعريف قانون مدنی ايران درماده ۱۲۸۴، "نوشته‌ای است که در مقام دعوی و دفاع قابل استناد باشد."
- معناي سند از نظر لغوي
- سند از ديدگاههاي مختلف
انواع سند
از نظرطول عمرشامل: سند جاری، نيمه جاری، و راکد.
از نظر ارزش شامل: اسناد دارای ارزش اوليه (اداری يا استنادی)، و اسناد دارای ارزش ثانويه (آرشيوی يا اطلاعاتی)
از نظراعتبار قانونی شامل: سند رسمی و سند عادي.
از نظر طبقه بندي امنيتي شامل: اسناد عادی، محرمانه، سری، و کاملا سري.
از نظرمحتوا و موضوع شامل: اسناد اداری، مالی، علمی و فنی، قانونی، تاريخی، فرهنگی، سياسی، نظامی، اقتصادی، و عمرانی.
از نظر شكل ظاهري شامل: نامه،جزوه و مستندات ،بروشور،عکس ،نقشه ،فرم ،صوتی و تصويری،صورتجلسه،پوستر،قرارداد،گردهمايی ،طرحهای تحقيقاتی،کتاب.
مديريت اسناد سيستم اداری است که مسئوليت کنترل اسناد و اطلاعات يک سازمان را ازمرحله ايجاد تا آخرين مرحله امحاء و تعيين تکليف آنها بر عهده دارد .
وظيفه دريافت ، طبقه بندي ، نگهداري و بازيابي اسناد در يك سازمان بر عهده سيستم مديريت اسناد مي باشد
برخي از ويژگيهاي يك سيستم كامل مديريت اسناد به قرار زير است:
هر سند را با حجم قابل قبولي ذخيره سازد.
ارتباط لازم بين سندهاي مختلف را برقرار سازد.
با استفاده از بايگاني، کليه اطلاعات اسناد را به طور کامل يکپارچه سازد.
مبتني بر گردش کار قدرتمندي باشد و کليه روال هاي کاري سازمان ، قابل طراحي توسط موتور گردش کار باشند.
هدف سيستم ، ذخيره‌سازي و بازيابي مستندات به شکل اصلي و اوليه آنها باشد.
سيستم مديريت اسناد ( Document Management System )
سيستم مديريت محتوا عبارتست از سيستمي كه بتوان به وسيله آن سه عمل اصلي : ايجاد، مديريت و سطح بندي اطلاعات را انجام داد
مهم‌ترين ويژگيهاي سيستم مديريت محتوا به قرار زير است :
اقلام اطلاعاتي و ارتباط بين آنها را مديريت مي‌کند.
امکان تعريف هر جز (يا صفحه) و موقعيت آنها بر روي سايت را در اختيار کاربر قرار مي‌دهد.
ارتباطات مورد نياز و کامل بين صفحات و اطلاعات موجود در آنها را ايجاد مي‌کند. داراي موتوري براي انتشار و ايجاد صفحات اينترنتي است.
ايجاد و ويرايش صفحات، کارکرد اصلي اين سيستم است.
بين دسترسي و بايگاني يکپارچگي ايجاد مي‌کند.
سيستم مديريت محتوا
( Content Management System )
صرفه جويي فوق العاده در حجم بايگانی فيزيكي و مصرف کاغذ.
آزاد سازي فضاي سازماني و كاهش بسيار زياد هزينه ها
مجتمع سازی همه اسناد در يک مکان
حذف افزونگی اطلاعات
دسترسی سريع به هر سند دلخواه
امکان کنترل متمرکز بر دسترسی افراد به اسناد
امکان دريافت گزارشات تفصيلی و آماری از جنبه های مختلف بايگانی
امکان کار همزمان چند نفر روی يک سند
امکان انتشار اسناد
مزاياي استفاده از سيستم مديريت اسناد و آرشيو الكترونيكي
ارائه راهكار براي پياده سازي سيستم مديريت اسناد و آرشيو الكترونيكي در يك سازمان
تشكيل يك كميته تخصصي متشكل از كارشناسان صاحبنظر و كارشناسان فني.
بررسي نياز سازمان و امكان سنجي در اين خصوص.
شناخت اسناد سازماني و انواع آن و تعيين طول عمر اسناد.
دسته بندي اطلاعات.
ارائه الگو و روش براي نحوه تغذيه اطلاعات در سيستم و در نهايت بازيابي آن.
تهيه سخت افزار و نرم افزار مناسب.
پياده سازي و استقرار سيستم.
ارائه آموزشهاي لازم به كاربران ورود اطلاعات.
تهيه نسخه هاي پشتيبان از سيستم.
مشاغل كامپيوتري مثل برنامه نويسي، طرحي صفحات وب، طراحي گرافيكي، انيميشن سازي
مترجمي، نويسندگي، فروش و بازار يابي، مشاوره، حسابداري
كارهاي طراحي و محاسبات در علوم مهندسي مثل محاسبه و طراحي سازه در مهندسي عمران، طراحي ماشين آلات در مهندسي مكانيك
تدريس از طريق ويدئو كنفرانس
بطور كلي بسياري از كارهاي خدماتي به طريق از راه دور قابل انجام اند
با سپاس فراوان فناوري اطلاعات و ارتباطات شركت ملي نفت ايران زمستان 1389