پاورپوینت اصول مستند سازی در نظام مدیریت کیفیت (pptx) 32 اسلاید
دسته بندی : پاورپوینت
نوع فایل : PowerPoint (.pptx) ( قابل ویرایش و آماده پرینت )
تعداد اسلاید: 32 اسلاید
قسمتی از متن PowerPoint (.pptx) :
بنام خدا
اصول مستند سازی در نظام مدیریت کیفیت
حقوقی
مالی (پیشگیری از هزینه های اضافه _ مطالبات و ..)
آموزشی
پژوهشی
مدیریتی ( نظارتی ، تصمیم گیری ، برنامه ریزی و ...)
اهداف مستند سازی
صائب بودن(accuracy): عاری بودن از خطا
بموقع بودن(timeliness) محدوده زمانی ثبت داده ها
کامل بودن (completeness):وجود کلیه داده های لازم
مربوط بودن (relevancy): مفید ومناسب برای مقصود
تازگی (currency)روزآمد بودن داده ها
تعریف شدگی (definition): عناصر اطلاعاتی برای همه دارای یک معنا باشد
وثوق (reliability): قابل اعتماد بودن
پوشش (coverage) منعکس کننده کلیه امور مربوطه
قابل قیاس بودن (comparability)
اعتبار (validity): مطابقت داده ها با دامنه قابل قبول
قالب نمایشی داده ها (data representation format): خوانایی و ...
تائید و تصدیق (authentication): امضاء ،مهرو...
اصول کلی در مستند سازی
بنابراین:
هدف سند مشخص باشد
سند دقیق، صحیح و کامل تهیه گردد
در محدوده زمانی صحیح تهیه شود
روز آمد باشد
خوانا و قابلیت درک یکسانی داشته باشد
تصدیق شده باشد
قابلیت دسترسی مشخص شده و رعایت گردد
از یک قالب مشخص استفاده میشود
مستند سازی و ثبت اطلاعات
روش اجرایی : Precedure سندی که راه و روشی مشخص جهت انجام یک فرایند را بیان میکند
دستورالعمل Working Instrauction: سندی است که چگونگی انجام یک وظیفه را توسط افراد تشریح میکند
سابقه Record: سندی که نتایج بدست آمده در آن ذکر شده و شواهدی دال بر انجام فعالیت را فراهم می آورد
فرآیند: مجموعه ای از فعالیتها که ورودی را به خروجی مورد انتظار تبدیل میکند.
نظام نامه Manual. :سندي كه سيستم مديريتي يك سازمان را تشريح مي نمايد و از نظر ساختار و جزييات ، متناسب با اندازه و پيچيدگي هر سازمان متفاوت مي باشد.
تعاریف
1- مستند سازی مناسب این امکان را پدید می آورید تا بعد از انجام یک فرایند یا اقدام چگونگی اجرای آن را بررسی نمایند. به عبارتی این کار ممیزی و ارزیابی خدمات را تسهیل میکند.
2- در هنگام فعایتهای درمانی و ..همواره درسهایی آموخته می شود که ثبت و مستندسازی این آموخته ها گنجینه گرانبهایی از تجارب سودمند را جهت موارد مشابه بعدی فراهم می آورد. بدین ترتیب عملکردها با گذشت زمان کارآمدتر می گردد.
3- هرگاه مستندسازی به عنوان رویه ای ثابت در اجرای کارها نهادینه شود، هنگام بروز مشکلات احتمالی، با رجوع به آن مستندات می توان به راحتی به جستجوی علل و عوامل اصلی پیش آمدن آن مشکل پرداخت.
4- مستند سازی پیوسته و همزمان با مراحل مختلف اجرای کار زمینه بروز اختلافات در زمینه ارتباطات کاری بین متولیان را از بین می برد.
5- با پیشرفت کار، سازمان قادر نیست تا این حجم عظیم اطلاعات را در ذهن خود نگهداری کند، بنابراین ثبت وضبط اطلاعات و تلخیص و تجزیه و تحلیل و در نهایت بایگانی آنها از مفقود شدن اطلاعات مهم جلوگیری می کند.
6- همواره احتمال بروز مناقاشات و دعاوی بین طرفین یک فعالیت ، چه در هنگام اجرای کارچه پس از آن وجود دارد. مستند سازی اطلاعات توسط هر یک از طرفین این احتمال را کاهش می دهد .
7- در صورت رخ دادن تغییر و تحول و جابجایی پرسنل ، امکان پیگیری کار توسط دیگران را میسر می نماید.
8- مستند سازی همزمان ابزاری کارا برای مطلع نمودن قسمتهای مختلف سازمان از وضعیت کاربوده و تعدادجلسات مورد نیاز برای ایجاد ارتباطات شفاهی را کاهش می دهد.
9- ثبت اطلاعات جهت نظارت بر اجرای فعالیت ابزاری سودمند است.در واقع با مستند سازی است که می توان با نظارت بر اجرای پروژه و انجام اقدامات و تصحیحات لازم، عملکرد را بهبود داده و در فرایندی به هنگام در جریان امور قرار گرفت.
10- ایجاد یک رویه مستند سازی معین، تمرکز بر روی جنبه های مهم کار را ممکن می سازد
مزایای مستند سازی خوب
تهیه مستندات بر اساس نیاز با هدف مشخص و با رعایت اصول مستند سازی انجام شود
مستندات تحت کنترل باشد:
نوع سند مشخص باشد( برون سازمانی یا درون سازمانی و ...)
طبقه بندی مناسب
توزیع مستندات
میزان دسترسی و نگهداری
بازنگری مستندات و روزامد شدن
کنترل و پایش
روش مشخص جمع آوری مستندات منسوخ
روش نگهداری سوابق
نظام مدیریت مستندات