پاورپوینت آشنايي مسئولان دفاتر با اصول و مهارت های لازمه (pptx) 34 اسلاید
دسته بندی : پاورپوینت
نوع فایل : PowerPoint (.pptx) ( قابل ویرایش و آماده پرینت )
تعداد اسلاید: 34 اسلاید
قسمتی از متن PowerPoint (.pptx) :
آشنايي مسؤولان دفاتر با اصول و مهارتهاي لازمه
به نام حق تعالی
فهرست مطالب
کليات سازمان و مديريت
هدف و وظايف اداره امور دفتری
روابط اداری
سيستم گردش نامه های اداری و نقش مسؤول دفتر
بايگانی
فراگرد تلفنی- نقش و وظايف مسؤول دفتر
عمليات اداری مسؤول دفتر
مديريت و برنامه ريزی استفاده از تلفن
جلسه
چند نکته مهم
مختصری از آيين نگارش
تعريف سازمان
گروهی از واحدها و افراد که برای رسيدن به هدفی مشترک با ضوابط و ارتباطهای مشخص با هم همکاری مي نمايند.
فلسفه وجود سازمان
بافت و ترکيب سازمان
انواع سازمان از نظر نوع ساختار
سازمان مکانيکی
(دارای ساختار تشکيلاتي و فرايندی به نسبت ثابت که در اثر برنامه ها و محيط ثابت پديد مي آيد.)
سازمان ارگانيکی
(دارای فرايندهای کاری پيچيده و متنوع که در اثر برنامه ها و محيط های متنوع و پويا پديد می آيد.)
انواع واحدهای سازمانی ازنظر وظايف اساسی
واحدهای صف
(مسؤول اجرای عمليات مربوط به انجام هدف های اصلی سازمان)
واحدهای ستادی
(مسؤول اجرای طرح و برنامه ،ارايه مشورت و پشتيبانی وکمک به واحدهای صف)
مناطق مديريت
منطقه بالا
(مديران عالی)
منطقه ميانی
(مديران ميانی)
منطقه پايين
(سرپرستان)
مسووليت سياستگذاری وهدفمند ساختن سازمان
مسووليت اجرای سياست کلی وخط مشی های سازمان
مسووليت عملکرد اجرايی وتوليدی
ودرتماس دائم باکارکنان ورهبری وهدايت آنان
مديران صف (مدير توليد)
مديران ستاد تخصصی(مدير طرح وبرنامه)
مديران ستاد کمکی(مدير امور اداری)
مهمترين اصول مديريت
برنامه ريزی
انتخاب يک راه از ميان راه ها و شقوق مختلف برای عمليات و عملکردهای آينده و تعيين راه های دست يافتن به اهداف و منابع مورد نظر
سازماندهی
ترکيب و بافتی که معلوم کند، چه فردی، چه کاری را بايد با چه روشی، و در چه زمانی و هماهنگی در ارتباط با چه کار ديگری انجام دهد و چه کسی مسؤول نتايج مورد انتظار است.
هماهنگی
فرايندی که ازطريق آن، هدفها و فعاليتهای گروه های کاری يک سازمان همسو شده تا اهداف کلی به نحو مطلوب تأمين شوند.
رهبری
فراِيند اثرگذاری بر فعاليت های يک فرد يا يک گروه که در يک موقعيت معين در جهت دست يافتن به اهداف خاص، کوشش می کنند.
نظارت و کنترل
فرايندی که از طريق آن تطابق عملکرد واحد يا افراد با فعاليت های برنامه ريزی شده بررسی می گردد.
نحوه برقراری ارتباطات سازمانی
حالت گفتاری ( شفاهی )
◊ تشکيل جلسه اداری، همايش اداری، دستور شفاهی، گزارش شفاهی، مکالمات روزمره
حالت نوشتاری ( کتبی )
◊ نامه های اداری، صورتجلسه ها، بخشنامه ها، دستورالعمل ها، آيين نامه ها، گزارشات کتبی
خصوصيات: سنديت داشتن- قابليت حفظ و نگهداری نوشته- زبان مشترک ارتباطات جامعه
مراحل:
1- مرحله تهيه مکتوب و نوشته ( آيين نگارش مکاتبات اداری )
2- مرحله گردش مکتوب و نوشته ( اداره امور دفتری )
3- مرحله حفظ و نگهداری مکتوب و نوشته ( اصول بايگانی )
مسؤول دفتر
تعريف
عضوی از سازمان که به عنوان دستيار يک مدير فعاليت نموده و بايد خواسته ها و نظرهای مدير خود توجه نموده و آنها را رعايت نمايد و وقت کاری رئيس خود را برای کارهای جزيی نگيرد.
صفات کاری صفات شخصی
رازداری و وفاداری به سازمان پاکيزگی و مرتب بودن
قدرت استفاده از مهارتهای حرفه ای تندرستی
قوه ابتکار و پيش قدم شدن تعادل روحی
هوشياری و حافظه برتر نحوه صحبت کردن
وقت شناسی و قابل اطمينان بودن
مرتب بودن و سازمان دادن
قابليت اتکاء
قدرت کارايی و اثر بخشی
قدرت آموزش دهی